○川西町文書取扱規程

平成18年9月1日

訓令第5号

(目的)

第1条 この規程は、文書事務の円滑かつ適正な実施を図るため、文書事務の処理に関する基本的な事項を定めることを目的とする。

(文書取扱いの原則)

第2条 文書は、正確かつ迅速に取り扱い、文書事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

2 文書は、常に整理し、その所在箇所及び処理状況を明らかにして、紛失、盗難及び損傷等を防止しなければならない。

3 文書は、上司の許可を得ないで、庁外に持ち出し、関係者以外の者に示し、又は写させてはならない。

(文書所管課及び文書所管課長の職務)

第3条 文書所管課は、総務課とし、文書所管課長は、総務課長とする。

2 文書所管課長は、本町における文書事務の一般を統括し、必要があると認めるときは、各課(課に準ずるものを含む。以下「主管課」という。)における文書の取扱いについて調査し、助言するとともに、必要な措置を求めることができる。

(主管課長の職務)

第4条 主管課長は、常に当該主管課における文書事務の円滑適正な処理に留意し、その促進に努めなければならない。

(文書取扱主任)

第5条 文書事務を円滑適正に行わせるため、主管課に文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、主管課長が指名したものをもって充てる。

3 文書取扱主任は、当該主管課における文書の保存等の取扱いに関する事務を行う。

(文書管理の簿冊等)

第6条 文書の管理に関する簿冊等は、次の各号に掲げるものとする。

(1) 総務課に備える簿冊等

 令達件名簿(第1号様式)

 議案番号簿(第2号様式)

(2) 主管課に備える簿冊等

 文書件名簿(第3号様式)

 主管課に必要な簿冊等

(文書分類表)

第7条 文書は、別に定める文書分類表に従い分類管理し、処理するものとする。

2 文書所管課長は、文書分類表について疑義が生じた場合は、必要な調整を行い、文書分類表の適正を図らなければならない。

(文書の記号及び番号)

第8条 次の各号に掲げる文書には、当該各号に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。

(1) 条例、規則、告示及び訓令 町名を冠し、令達件名簿により、その種類別に総務課において暦年ごとの一連番号を付ける。

(2) 達及び指令 町名及び主管課名の第1の文字を冠し、令達件名簿により、その種類別に主管課において会計年度ごとの一連番号を付ける。

(3) 往復文書 町名及び主管課名の第1の文字を冠し、文書件名簿により、主管課において会計年度ごとに一連番号を付ける。

(文書の受領)

第9条 役場に到達した文書等は、原則として全て文書所管課で受領するものとする。

2 文書所管課で受領した文書等は原則として、当日中に主管課の文書取扱主任に配付するものとする。

(普通文書の収受)

第10条 特殊文書その他開封が特に必要でないと認められる文書等以外の文書(以下「普通文書」という。)の配付を受けた主管課は、当該文書の余白に課収受印(第4号様式)を押し、文書件名簿に次の各号に掲げる事項を記入することにより当該文書を文書件名簿に登録しなければならない。ただし、軽易又は文書件名簿に登録する必要がないと認められる文書については、文書件名簿への記入を省略することができる。

(1) 収発年月日

(2) 記号及び番号

(3) 件名

(4) 発信者

(5) あて先

(6) 処理経過

2 前項の規定により作成した文書件名簿については、主管課において保管し、常にその状況を明らかにしておかなければならない。

3 複数の課に関連する普通文書については、文書所管課長がその主管課を決定して、当該課に配付するものとする。この場合において、配付を受けた主管課長は、その写しを他の関係課長に送付するとともに、その旨を当該文書の余白に記入するものとする。

(総合行政ネットワーク文書の受領等)

第11条 総合行政ネットワーク文書の受信は、主管課の文書取扱主任が行い、当該文書の内容を速やかに用紙に出力するものとする。

2 用紙に出力された総合行政ネットワーク文書の主管課における収受については、前条の規定を準用する。

(特殊文書の収受)

第12条 次の各号に掲げる特殊文書を収受したときは、文書所管課において封筒に到達日時を明記するとともに、町受付印(第5号様式)を押し、特殊文書受付簿(第6号様式)に差出人その他を記録のうえ主管課に配付し、同時に受領者印を徴さなければならない。

(1) 個人あての親展文書

(2) 書留(現金書留を含む。)扱い、内容証明扱い及び配達証明扱いによる文書

(3) 訴訟、不服申立てその他到達の日時が権利の得失にかかわると認められる文書

2 普通文書を開封した際に現金その他金券が同封されていた場合においては、当該文書は特殊文書として収受しなければならない。

(勤務時間外の到達文書の受領)

第13条 勤務時間外に役場に到達した文書は、宿日直員が受領し、文書物品受領簿(第7号様式)に当該文書の到達日その他の事項を記入のうえ文書所管課に引継ぎしなければならない。

(郵便料金の未納又は不足の文書の受領)

第14条 役場に到達した文書のうち郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、官公署から発せられたものその他文書所管課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払って受領することができる。

(文書の処理)

第15条 収受した文書は、全て主管課長が中心となり、絶えずその迅速な処理に留意して、事案が完結するまで、その経過を明らかにしておかなければならない。

2 主管課長は、文書を収受したときは、担当者に処理方針を示し、次の各号に掲げる事項を指示して処理させなければならない。

(1) 決裁区分

(2) 供覧の要、不要(要の場合は、その供覧先)

(3) 回答の要、不要

(4) 処理期日

(5) 合議を必要とする場合は、その合議先

(6) 参考資料の要、不要

(7) その他前各号に掲げる以外の事務処理に関して必要な事項

(事案の処理と起案)

第16条 事案の処理は、全て文書により上司の決裁を受けなければならない。

2 起案は、起案用紙(第8号様式)を用いて行わなければならない。ただし、軽易な事案にかかる起案は、起案用紙を用いず、文書の余白に伺い文を朱書きし決裁押印欄を設けて行うことができる。

(関係文書の添付等)

第17条 起案文書には、起案の理由、事案の経過、根拠法令の抜粋等を明記するとともに参照を要する事項は、その資料を添付し、同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは、それが完結するまで関係文書を添付しなければならない。

2 収受文書に基づいて処理した起案文書には、必ず当該文書を添付しなければならない。

(回議)

第18条 起案文書は、必要な関係職員に回議し、順次直属の上司の決裁をうけなければならない。

2 事案の処理及び施行が他の課に関係があると認められる起案文書は、主管課長の決裁を受け、関係課に回議しなければならない。

(合議)

第19条 複数の課に関係する事案の処理については、最も関係の深い主管課で起案し、関係課の合意を求めなければならない。

2 前項の規定により合意を求められた課は、同意又は不同意を速やかに決定しなければならない。この場合において、当該起案に関して異議又は疑義があるときは、起案した主管課(以下「起案課」という。)と協議しなければならない。

3 前項後段に規定する場合において、意見が相違して協議が整わないときは、起案課は、各課の意見を当該起案に付して上司の決裁を受けなければならない。

(議案の処理)

第20条 町議会に提出する議案は、主管課で起案し、決裁を受けたうえ作成しなければならない。

2 議案を提出する主管課長は、前項の規定により決裁を受けた議案にかかる起案文書の写しを決裁後速やかに総務課長に回付しなければならない。

3 総務課長は、前項の規定による起案文書の写しの回付を受けたときは、速やかに提案の手続きをしなければならない。

(文書の審査)

第21条 文書の適正かつ統一を図るため、次の各号に掲げる起案文書は、文書所管課長の審査を受けなければならない。

(1) 条例、規則、訓令、告示及び要綱その他の制定及び改廃に関するもの

(2) 重要又は異例に属する法令の解釈を要するもの

(3) 前2号に掲げるもののほか、町長が特に必要と求めるもの

(決裁)

第22条 文書の決裁は、川西町事務決裁規程(昭和58年6月訓令第1号)の規定によるものとする。

(文書の施行)

第23条 文書の施行は、原則として町長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により特に必要がある場合は、町名及び専決権限を有する者の職名を用いることができる。

2 庁内文書については、事案の軽重により主管課長の職名を用いるものとする。

(公印の押印)

第24条 町長名を用いて施行する文書(総合行政ネットワーク文書を除く。)には、川西町公印規程(昭和35年7月規程第5号)の定めるところにより公印を押印しなければならない。この場合において、施行する文書が真正なものであることを証するため、当該文書に決裁済み文書との契印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書及び庁内文書については、施行する文書に「公印省略」の記載をし、公印及び契印の押印を省略することができる。

2 施行する文書のうち、表彰状、賞状及び証明書等で、交付を受ける者が未確定なものについて、事前に公印を押印しておく必要があるときは、公印保管者の承認を得て公印を押印することができる。

(総合行政ネットワーク文書の施行)

第25条 総合行政ネットワーク文書の施行については、電子署名を付与し、主管課の文書取扱主任が行うものとする。

(施行日)

第26条 起案担当者は、文書を施行した日又は事案を処理した日を施行日として決裁済み文書の所定欄に記入しておかなければならない。

(文書の整理)

第27条 主管課長は、文書の処理を完結したときは、紛失、火災、盗難等を防止するとともに、常に必要により活用することができるよう整理しなければならない。

2 完結した文書は、次の各号に規定する方法により編纂及び製本しなければならない。

(1) 事務及び事業ごとに整理かつ第30条に規定する別表に定める保存種別ごとに分類し、原則会計年度ごとに完結の月日順に目次番号を付して製本し、年度、簿冊名、保存期間及び第7条に規定する分類を表記する。

(2) 別表に定めのない文書については、類似の文書に分類する。

3 前項の規定により編纂及び製本した文書については、公文書目録を作成するものとする。

(文書の保管及び保存)

第28条 主管課長は、前条の規定により整理した完結文書を引き続き保存を必要とするものについては書庫に保存し、常時使用するものについては事務室の文書保管棚に保管するものとする。

(保存期間)

第29条 文書の保存期間は、法令その他別に定めのあるものを除き、次の各号に掲げる5種に分類するものとする。

(1) 第1種 永年

(2) 第2種 10年

(3) 第3種 5年

(4) 第4種 3年

(5) 第5種 1年

(保存種別の基準)

第30条 文書の保存種別の基準は、別表のとおりとする。

(保存期間の起算日)

第31条 文書の保存期間の起算日は、文書の完結した日の属する会計年度の翌年度4月1日とする。ただし、暦年による文書の保存年限は、当該文書の完結した日の属する年の翌年の1月1日から起算する。

(書庫の設置及び管理)

第32条 文書を保存するため、書庫を設置する。

2 前項の規定により設置した書庫の管理は、当該書庫に保存されている文書の主管課長が行うものとする。

(文書の廃棄)

第33条 保存期間を経過した文書は、主管課長が確認し、町長の決裁を受けて破棄するものとする。

2 主管課長は、保存期間を経過した文書であっても、なお保存の必要があると認める場合は、保存期間を延長して当該文書を保存することができる。

3 文書の廃棄は、裁断、焼却等適切な方法で完全に行わなければならない。

(その他)

第34条 この規程に定めるもののほか、文書管理に関し必要な事項は、別に定める。

(施行期日)

1 この規程は、平成18年9月1日から施行する。

(規程の廃止)

2 川西町文書編さん保存規程(昭和58年6月規程第2号)及び川西町文書管理規程(平成7年7月訓令第4号)は、廃止する。

(平成19年訓令第2号)

(施行期日)

1 この規程は、平成19年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号)附則第3条第1項の規定により収入役として在職するものとされた者が在職する間においては、改正後の第8号様式の規定は適用せず、改正前の第8号様式の規定は、なおその効力を有するものとし、同様式の規定の適用については、同様式中「助役」とあるのは「副町長」とする。

(平成25年訓令第1号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

2 この規程の施行前にこの規程による改正前の第31条の規定により保存する文書においても、この規程による改正後の第31条の規定により保存するものとする。

(平成29年訓令第1号)

この規程は、平成29年4月1日から適用する。

(平成30年訓令第1号)

この規程は、平成30年4月1日から施行する。

別表

第1種(永年)

(1) 町の沿革に関する文書

(2) 町史の資料となる重要な文書

(3) 町総合計画に関する文書

(4) 儀礼式に関する重要な文書

(5) 叙位、叙勲及び褒章に関する重要な文書

(6) 町議会の会議録及び議決書等議会に関する重要な文書

(7) 条例、規則その他例規の制定改廃に関する文書

(8) 公告式に関する重要な文書

(9) 任免及び賞罰等人事に関する重要な文書

(10) 基本財産及び基金に関する重要な文書

(11) 補助金、起債に関する重要な文書

(12) 財産の取得又は処分に関する重要な文書

(13) 許可、認可、免許及び契約等に関する重要な文書

(14) 工事に関する重要な文書

(15) 訴訟等に関する重要な文書

(16) 原簿及び台帳等で重要な文書

(17) 特別職の事務引継書

(18) 決算書

(19) その他永年保存を必要とする文書

第2種(10年)

(1) 予算に関する重要な文書

(2) 請願及び陳情等に関する重要な文書

(3) 町税の賦課及び徴収に関する重要な文書

(4) 災害救助に関する重要な文書

(5) 職員給与に関する重要な文書

(6) その他10年保存を必要とする文書

第3種(5年)

(1) 重要な報告書、届出書その他これらに類する文書

(2) 調定、支出負担行為、会計証拠書類等の財務に関する文書

(3) 徴税に関する文書

(4) 職員の給与の支給に関する文書

(5) その他5年保存を必要とする文書

第4種(3年)

(1) 文書の収受及び発送に関する文書(文書件名簿等)

(2) 出勤簿、休暇簿等職員の服務に関する文書

(3) 照会、回答に関する文書

(4) その他3年保存を必要とする文書

第5種(1年)

(1) 軽易な照会、回答に関する文書

(2) 部内、課内、庁舎内における軽易な文書

(3) その他1年保存を必要とする文書

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川西町文書取扱規程

平成18年9月1日 訓令第5号

(平成30年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成18年9月1日 訓令第5号
平成19年4月1日 訓令第2号
平成25年3月25日 訓令第1号
平成29年2月1日 訓令第1号
平成30年4月1日 訓令第1号