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住民票の写し等の第三者交付に係る本人通知制度について

[2016年1月21日]

ID:3755

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住民票の写し等の第三者交付に係る 本人通知制度

◎平成25年6月3日から実施

 この制度は、川西町において住民登録や本籍のある方が事前に登録することにより、その方に係る住民票の写し等を、本人の代理人及び第三者に交付した場合に、その交付した事実について登録者本人にお知らせをする制度です。

 この本人通知制度により、住民票の写し等が第三者に交付されたことを本人が早期に知ることができ、不正請求及び不正取得による個人の権利の侵害抑止、防止に役立ちます。また、本人通知制度が周知されることで、委任状の偽造や不必要な身元調査等の未然防止につながります。

※第三者から事前登録者に係る住民票の写し等の請求があった場合に、住民票の写し等交付の可否を事前に通知する制度ではありません。

1.登録できる方
  • 川西町の住民基本台帳に記載されている方(消除されてから5年以内の方を含む)
  • 川西町の戸籍に記載されている方(除かれた戸籍を含む)

 

2.登録方法

「本人通知制度事前登録申込書」に必要事項を記載し添付書類を添えて住民保険課に提出してください

  ※登録申込書は住民保険課にあります。また、ホームページからもダウンロードできます。

3.登録に必要なもの
  • 本人確認書類(運転免許証、個人番号カード、パスポート、官公署が発行した免許証、許可証又は証明書で写真が貼付されたもの等)

         ※上記の本人確認書類をお持ちでない方は、健康保険証、年金手帳、年金証書など氏名、住所及び生年月日が確認できる書類を2点以上お持ちください。

  • 法定代理人の場合は、法定代理人の本人確認書類及び資格を証明する書類

         ※資格を証明する書類のうち川西町の戸籍で確認できる場合は不要です

  • 代理人の場合は、代理人の本人確認書類及び登録者本人が自書した委任状と登録者本人の本人確認書類

 

4.登録期間

通知の対象となるのは申込日の翌日から3年間です。

  (例)平成28年1月4日登録⇒平成31年1月4日期間満了日

 

(※登録期間終了日の1ヶ月前から更新の申込みが可能です。登録更新の申込みをしたときの新たな登録期間の開始日は、従前の登録期間満了日の翌日となります。登録期間終了の通知はありませんのでお気をつけください。

5.登録廃止について

次のいずれかに該当する場合は事前登録を廃止します。引き続き登録を希望される場合は再度申込みが必要です。

 

  •  登録期間が満了し、事前登録更新の申込みがなかったとき
  •  死亡、所在不明等により住民票が消除されたとき
  •  所在不明で郵便物が届かないとき
  •  国外に転出され日本国内に住所がなくなったとき
  •  本人通知を希望する住民票の住所、氏名、本籍、筆頭者が変更となったとき
  •  本人通知を希望する戸籍及び戸籍の附票の氏名、本籍、筆頭者が変更となったとき

 

 ※本人通知の送付先や連絡先電話番号が事前登録時の内容から変更となったときは、届出が必要です。

    (本籍地が川西町で住所地(送付先)が川西町外の方)

    

6.交付通知書の通知内容

事前登録された方の住民票の写し等を、本人に委任された代理人や第三者に交付した場合、下記の内容を郵送で通知します。

  •  交付年月日
  •  交付した証明書の種別(住民票、戸籍謄本等)
  •  通数
  •  交付請求者の種別(代理人・第三者の別)

 ※通知の内容以外の情報が必要な場合は、川西町個人情報保護条例に基づき、自己情報の開示請求をすることができます。  (ただし、開示請求が認められた場合においても、条例の範囲内での情報が開示され、希望する情報がすべて開示されるとは限りません。)

7.通知の対象となる証明書(ただし、下記8の通知の対象にならないものは除く)
  • 住民票の写し(本籍、世帯主又は続柄の記載があるもの)

     除票・改製原住民票も含みますが、5年以上経過しているものは除く

  • 住民票の記載事項証明書(本籍、世帯主又は続柄の記載があるもの)
  • 戸籍の附票の写し
  • 戸籍の全部又は一部事項証明(戸籍謄本・抄本)
  • 除籍・改製原戸籍

 

8.通知の対象にならないもの
  • 住民票は同一世帯の方からの請求、戸籍及び附票は同一戸籍に記載されている方またはその配偶者、直系尊属(父母、祖父母など)もしくは直系卑属(子、孫など)からの請求の場合
  • 国または地方公共団体からの請求の場合
  • 住民票については住所、氏名、性別、生年月日のみの交付の場合
  • 弁護士、司法書士等が訴訟、紛争の解決、遺言書の作成等の手続についての代理業務に使用するための請求や、債権者が債権による回収のために請求される場合等、本人に通知することにより第三者の権利行使の妨げとなる場合
9.事前登録から通知までの流れ
10.登録申込書などの様式

本人通知制度事前登録申込書(様式)

(ファイル名:youshiki1gou.pdf サイズ:107.50 KB)

本人通知制度事前登録(変更・廃止)届出書(様式)

(ファイル名:yousiki3gou.pdf サイズ:106.69 KB)

住民票の写し等交付通知書(様式)

(ファイル名:yousiki4gou.pdf サイズ:73.96 KB)